E-Fatura Kontör Maliyeti Nasıl Hesaplanır, 2 Örnekle Gerçek Rakam
E-fatura kontör fiyatlarını araştıran herkes aynı yerde takılıyor. Karşına bir tablo çıkıyor, paket büyüdükçe adet fiyatı düşüyor, en alttaki paketin yanında “en hesaplı” yazıyor. Mantıklı görünüyor. Ama o tablo tek başına hiçbir şey söylemiyor, çünkü asıl soru şu değil, adet fiyatı kaç lira. Asıl soru şu, yılda kaç belge keseceksin.
Bu yazıda o hesabı yapıyoruz. Sipariş sayısından yola çıkıp yıllık kontör ihtiyacını çıkaracağız, sonra da “en hesaplı” görünen paketin neden çoğu satıcı için en pahalı seçenek olduğunu göstereceğiz.
Önce kontörün nasıl çalıştığını netleştirelim
E-fatura sisteminde kontör, kesilen ve işlenen her belgenin karşılığı. Yani bu bir tercih değil, sistemin temel gideri. Üç kuralını bilmeden hesap yapmak yanıltıyor.
- Çoğu firmada kontör hem giden hem gelen belge için düşer. Sadece kestiğin fatura değil, sana gelen e-faturalar da sayacı işletebiliyor. Tedarikçiden çok fatura alan bir işletmede bu, hesabı ciddi değiştirir
- Kontörler genelde satın alma tarihinden itibaren bir yıl geçerli. Süresi içinde kullanılmayan kontör silinir, yani stoklanmaz
- Çoğu pakette saklama hizmeti de dahildir. Kesilen belgelerin yasal süre boyunca arşivlenmesi kontör paketinin içinde gelir, ayrıca saklama ücreti isteyen sağlayıcıda bunu ayrı kalem olarak sormak gerekir
Bu üç kuralın pratikteki anlamı şu, doğru hamle sipariş adedine göre yıllık ihtiyacını hesaplayıp kontörü yıllık almak. Büyük paket adet fiyatını düşürdüğü için yıllık alım avantajlı, ama bir yılda bitiremeyeceğin paket de yanacağı için hesabın gerçek belge sayısına dayanması gerekiyor. Aşağıda o hesabı adım adım yapıyoruz.
Sipariş sayısı ile belge sayısı aynı şey değil
Buradaki en yaygın hata şu, satıcı ayda 400 sipariş alıyorsa yılda 4.800 kontör hesaplıyor. Gerçek sayı bundan yüksek çıkıyor, çünkü her sipariş tek bir belge üretmiyor.
Bir e-fatura kontör hesabında sayılması gereken üç kalem var.
- Satış belgeleri. Her tamamlanan sipariş için bir belge. Alıcı e-fatura mükellefiyse e-fatura, değilse e-arşiv fatura düzenleniyor. İkisi de kontör harcıyor
- İade belgeleri. Ürün geri döndüğünde işlemin belgeye bağlanması gerekiyor. Hangi belgenin gerektiği alıcının mükellef olup olmamasına göre değişiyor, bu kısmı muhasebecinle netleştir. Sayı olarak baktığımızda her iade bir belge daha demek
- İptal ve düzeltme belgeleri. Fatura kesildikten sonra sipariş iptal olduysa ya da fatura hatalı çıktıysa düzeltme yapılıyor. Bu da ayrı bir belge
Üçüncü kalem çoğu hesapta hiç görünmüyor ama e-ticarette azımsanacak bir sayı değil.
Formül basit
Aylık belge sayısını şöyle çıkarıyorsun.
Aylık belge = sipariş sayısı + (sipariş sayısı × iade oranı) + (sipariş sayısı × iptal oranı) + gelen belgeler
Gelen belgeler, tedarikçilerden aylık aldığın fatura sayısı, sağlayıcın gelen belgeden kontör düşüyorsa hesaba girer. İade oranını kendi verinden almak en doğrusu. Yoksa kategorine göre kaba bir tahmin yapabilirsin, giyim ve ayakkabıda bu oran epey yüksek çıkıyor, elektronik ve gıda tarafında daha düşük. İptal oranı ise genelde tek haneli.
Yıllık ihtiyaç için aylık sayıyı 12 ile çarpıyorsun. Sezonluk satış yapıyorsan ortalama almak yerine ay ay yazmak daha doğru olur, kasım ve aralık çoğu mağazada yılın geri kalanına benzemiyor.
Birinci örnek, ayda 400 sipariş
Orta ölçekli bir pazaryeri satıcısı düşünelim. Ayda 400 sipariş, iade oranı yüzde 10, fatura sonrası iptal oranı yüzde 3, ayrıca tedarikçilerden ayda 48 fatura geliyor.
- Satış belgesi 400
- İade belgesi 40
- Düzeltme belgesi 12
- Gelen belge, tedarikçi faturaları, 48
- Aylık toplam 500, yıllık 6.000 belge
Şimdi kritik kısım. Bu satıcı fiyat tablosuna bakıyor ve en düşük adet fiyatını görüp 10.000 kontörlük paketi alıyor, çünkü orada adet fiyatı 1,63 lira yazıyor ve “en hesaplı” etiketi duruyor.
Ama kontörler bir yıl geçerli. O sürede kullanılmayan kontör siliniyor. Yani bu satıcı 10.000 kontör alıp 6.000’ini kullanıyor, kalan 4.000 kontör yanıyor.
| Seçim | Ödenen | Kullanılan | Gerçek adet maliyeti |
|---|---|---|---|
| 10.000 kontör, tek paket | 16.250 TL | 6.000 | 2,71 TL |
| 5.000 + 1.000 kontör | 11.490 TL | 6.000 | 1,92 TL |
Aradaki fark 4.760 lira. Yani liste fiyatında en ucuz görünen paket, gerçekte yüzde 41 daha pahalıya geliyor. Yıllık ihtiyacı doğru hesaplayıp ona göre almak, aynı belge sayısı için adet maliyetini 2,71 liradan 1,92 liraya indiriyor.
Doğru hamle şu, ihtiyacını hesapla ve o sayıyı biraz aşan en küçük kombinasyonu seç. Büyük paketi tek seferde almak sadece o kontörleri gerçekten bitirecekse mantıklı.
İkinci örnek, ayda 60 sipariş
Küçük bir mağaza. Ayda 60 sipariş, iade oranı yüzde 10, iptal oranı yüzde 3.
- Satış belgesi 60, iade 6, düzeltme 2
- Aylık toplam 68, yıllık 816 belge
Burada 1.000 kontörlük paket doğru seçim, çünkü 500 ve 250’lik paketleri birleştirmek 750 kontör veriyor ve ihtiyacın altında kalıyor. 500 + 500 almak ise 2.600 liraya çıkıyor, tek 1.000’lik pakete göre daha pahalı.
Yine de bir şeyi görmek lazım. 1.000 kontör 2.200 lira, tabloda adet fiyatı 2,20 lira yazıyor. Ama bu satıcı 816 belge kesiyor, 184 kontör yanıyor. Gerçek adet maliyeti 2,70 lira. Tabloda yazan rakam ile ödenen rakam farklı, ve bu fark küçük hacimde kaçınılmaz. Bilerek girmek yeter.
E-fatura kontör paketleri ve adet fiyatları
Hesabını yapabilmen için güncel tabloyu buraya da bırakıyoruz. Hepsi KDV hariç ve satın alma tarihinden itibaren bir yıl geçerli.
| Paket | Fiyat | Adet fiyatı |
|---|---|---|
| 100 kontör | 330 TL | 3,30 TL |
| 250 kontör | 740 TL | 2,96 TL |
| 500 kontör | 1.300 TL | 2,60 TL |
| 1.000 kontör | 2.200 TL | 2,20 TL |
| 5.000 kontör | 9.290 TL | 1,86 TL |
| 10.000 kontör | 16.250 TL | 1,63 TL |
Güncel fiyatlar ve satın alma için kontör paketleri sayfasına bakabilirsin, plan karşılaştırması için de fiyatlandırma sayfası var.
Kontör dışında bakılacak iki şey
E-fatura kontör maliyeti hesabın tamamı değil. İki kalem daha var ve karşılaştırma yaparken bunlar atlanıyor.
Fatura kesme sınırı. Harici bir entegratör kullanıldığında aylık fatura kesme sınırı uygulanıyor. Doğrudan kendi kontörlerimizle çalışan kullanıcılarda böyle bir sınır yok. Yüksek hacimli satıcı için bu, adet fiyatından daha belirleyici olabiliyor.
Mali mühür ve başvuru tarafı. E-faturaya yeni geçiyorsan kontörden önce mali mühür ve GİB başvurusu var. Bunlar tek seferlik ama süre alıyor, iki ila beş iş günü. Kontör hesabını yaparken bu takvimi de gözden kaçırma.
Kısaca
E-fatura kontör maliyetini doğru hesaplamak için üç adım yeterli. Sipariş sayına iade, iptal ve gelen belgeleri ekle, yıllık toplamı çıkar, sonra o sayıyı biraz aşan en küçük paket kombinasyonunu yıllık olarak al. Yıllık alım adet fiyatını düşürür, doğru boyut da hiçbir kontörün yanmamasını sağlar.
Tablodaki en düşük adet fiyatı seni yanıltmasın. Bir yıl içinde bitiremeyeceğin e-fatura kontörü, indirim değil zarar. Ayda 400 sipariş alan bir satıcı için bu yanılgının bedeli 5.660 lira çıkıyor.
E-fatura yükümlülüğünün kimleri kapsadığını ve hadleri merak ediyorsan e-faturaya geçiş zorunluluğu yazımıza bakabilirsin. Mevzuatın birincil kaynağı ise GİB e-Belge portalı.